Maël Simon
Lorsque la commande a été effectuée et la marchandise expédiée, il reste une seule étape cruciale, le fait de réceptionner la livraison. Loin d’être une action facile, il vous est important de prendre en compte de nombreux paramètres dans cette phase. En sachant comment procéder, vous serez à même de rendre cette opération plus simple et plus efficace.
La réception de colis est une opération qui dépend en majeure partie du client, mais le fournisseur a tout de même un rôle à jouer. En effet, chaque partie concernée doit effectuer des actions spécifiques pour le bon déroulement du processus. Cela peut sembler être une étape sans intérêt, mais certains points méritent qu’on s’y attarde. Il sera donc question de voir ce que cela signifie de réceptionner une livraison et tout ce que cela englobe.
Réceptionner une livraison
La livraison est une opération propre, issue de l’activité de transport de marchandises. Elle se résume par l’acheminement de produits spécifiques auprès d’un destinataire ou d’une zone précise. Ce destinataire peut s’agir de consommateurs, mais aussi de points de ventes et de stockage.
C’est sur la livraison auprès des clients que nous allons nous attarder. Plus précisément, nous nous focaliserons sur la dernière phase qui la constitue, c’est-à-dire la réception du produit par les consommateurs. Cette activité en elle-même englobe différents éléments qui y sont impliqués. En effet, la livraison concerne des points importants depuis la gestion logistique de l’entreprise jusqu’à la phase de transport et les possibles problèmes de livraison rencontrés.
Aussi, pour vous, destinataire, réceptionner une livraison ne se limite pas qu’à simplement tendre les bras et emmener ses articles. C’est un ensemble de plusieurs procédés importants qu’il faut connaître et dont il vous est nécessaire d’être préparé.
Vérification du colis
Réceptionner une livraison, pour le destinataire, signifie vérifier la conformité du produit. Plus exactement, il s’agit de voir si la marchandise est exactement celle qu’il a commandée au préalable. Il est capital que le produit soit conforme au modèle commandé, et ce, dans les moindres détails. C’est une étape importante qui vous permettra de voir si vos demandes ont bien été satisfaites ou non par l’entreprise.
Cela englobe également la vérification de l’état du colis. Cette fois, il s’agit pour vous de voir si l’emballage est abîmé, et pire, si le produit l’est également. Dans ce cas de figure, il vous est important de demander des explications, le retour du produit défectueux ainsi qu’une nouvelle livraison auprès du livreur ou de l’entreprise directement.
Attestation de la réception du colis
Une fois le colis arrivé et vérifié, si le client atteste de la bonne conformité de la commande, il est nécessaire pour lui d’effectuer la signature du bon de livraison.
Il s’agit d’un document qui atteste que le produit vous a bien été livré à la date demandée. Le bon de livraison vous permettra aussi de voir le prix du produit, mais également ses caractéristiques. Ce document constitue une mine d’information supplémentaire autant utile au destinataire qu’à l’entreprise.
Réceptionner une livraison : quelles actions effectuer ?
Comme dit précédemment, réceptionner une livraison comporte de nombreuses étapes distinctes.
Plus exactement, cela englobe différentes actions que vous devrez entreprendre, et ce, avant, pendant et après la livraison.
Que faut-il faire avant la livraison ?
Pour réceptionner efficacement une livraison, vous devez vous préparer à l’avance.
Pour cela, vous devez impérativement connaître la marchandise commandée dans ses détails. Il est très important de savoir si un produit est fragile, dangereux ou non. S’il s’agit d’un article découpé ou divisé en plusieurs pièces, il vous est capital de les connaître. Ainsi, même s’il manque des pièces au produit, vous saurez lesquelles d’entre elles manquent à l’appel.
Pour une livraison à domicile, assurez-vous de mobiliser l’espace adéquat pour l’acheminement du produit au sein de votre demeure. Cela concerne généralement les produits très volumineux ou à poids élevé.
Dans le cas où une tierce personne s’occupe de la réception du colis à votre place, elle doit connaître tous les détails concernant le produit. Cela permet notamment d’éviter tous litiges et complications quant à la livraison de produits non conformes.
Si la livraison se fait à un autre endroit spécifié au préalable et réceptionné par une autre personne, il vous faudra trouver quelqu’un de confiance ainsi qu’un point de livraison sans risque. Tous ces paramètres montrent toute la difficulté de la tâche que représente la réception d’une commande.
Ce qu’il faut faire au cours de la livraison
C’est la partie la plus critique dans le fait de réceptionner une livraison. En effet, cette étape vous demandera d’analyser minutieusement l’intérieur et l’extérieur du colis demandé.
Plus précisément, vous serez amené à vérifier l’emballage de la marchandise afin de voir si ce dernier montre des signes de détériorations ou de négligences. Toutefois, vous devrez avant tout vous assurer du niveau de dangerosité du colis en question. S’il s’agit de produits potentiellement à risque, il est obligatoire de traiter ces derniers avec la plus grande prudence. Une fois cette phase de vérification faite, et si le produit ne présente pas de risque, il vous sera nécessaire de procéder à la signature du bon de livraison.
Attention à faire la différence, car le bon de livraison marque la bonne réception du produit par le client, mais pas forcément sa conformité par rapport aux demandes que vous avez émises. Aussi, il vous sera nécessaire de notifier dans le bon de livraison, les défaillances que vous avez pu remarquées, et ce, même si le produit peut possiblement être intact. Il s’agit d’une action de protection que vous devez impérativement appliquer. En effet, cette mesure constitue une assurance dans le cas où vous constaterez par la.
Les actions à effectuer après la livraison
Réceptionner une livraison ne se limite pas qu’à la phase de vérification de colis et de signature du bon de livraison. C’est une action qui englobe également l’étape qui suit la réception des marchandises.
Aussi, après la livraison, vous devrez déballer ledit colis, avec prudence. S’il vous est extrêmement difficile d’ouvrir le colis, voire impossible, vous devez contacter l’entreprise concernée. Il en est également de même s’il y a constatations de dégâts sur les marchandises en question. Ces actions doivent se faire rapidement le jour même de la livraison. En effet, plus vous serez réactif face à ce genre de défaillance et plus l’entreprise sera en mesure de la régler.
Comment mieux réceptionner une livraison ?
Si l’activité de livraison ne dépend pas de vous, mais de l’entreprise et du livreur en question, il vous est cependant possible d’améliorer cette activité au préalable.
Cela se fait par l’intermédiaire de plusieurs étapes bien spécifiques.
Prévoir des actions supplémentaires
Plus précisément, il s’agit de mettre en place des plans de secours, dans la mesure où des éléments vous rendent incapable de réceptionner la livraison.
Vous pouvez prévenir à l’avance l’entreprise et le livreur d’un changement dans l’acheminement du produit dans un cas d’urgence. Il est important de préciser qu’il s’agit d’un cas d’urgence uniquement et que la livraison s’effectuera normalement dans le cas inverse. Vous pouvez aussi faire appel à une personne de confiance pour effectuer la réception de la marchandise en votre absence.
Toutes ces mesures vont vous permettre de recevoir la livraison de différentes manières, et ce, malgré de possibles obstacles et imprévus. Cela permet aussi d’éviter les changements de plans de livraison soudaine, surtout si l’entreprise en est déjà à la phase de la livraison du dernier kilomètre. En effet, des changements au niveau de cette étape peuvent être catastrophiques, pouvant retarder la livraison elle-même.
Connaître en détail les spécificités de la commande
Vous devez absolument connaître l’aspect du produit commandé. Cela concerne la taille du produit, son poids, le nombre de pièces qu’il possède ainsi que sa constitution.
Cela vous permettra de faire un comparatif efficace de la marchandise livrée, avec celle qui a été commandée. Aussi, vous serez à même de voir plus facilement les possibles signes de détériorations, de non-conformités et de tout élément diffèrent du produit demandé.
Cela vous permettra également d’effectuer des notes et des remarques plus précises sur les pièces manquantes et sur les différences notables concernant le produit. Tout cela aboutira à de meilleurs traitements de la part de l’entreprise. Cette dernière sera plus à même de corriger les défaillances notables et de trouver elle-même au préalable de potentiels défauts à corriger.
Accuser la bonne réception de la livraison
Cela peut sembler simple et logique, mais cette action n’est pas toujours évidente. En effet, il existe plusieurs cas d’oublis de notification de la réception du produit auprès de l’entreprise. Cela fait que d’innombrables clients et entreprises se retrouvent dans des situations graves par un simple oubli de cette action.
Plus que cela, cette action permet de se prémunir de certains livreurs malintentionnés. En effet, il y a déjà eu des cas où des différends entre l’entreprise et les clients ont eu lieu, car la livraison n’avait pas livré les marchandises, mais les avaient gardés.
Pour pallier cette possibilité, vous pourrez même envoyer un courrier ou un accusé de réception à l’entreprise ou au transporteur. L’ensemble des moyens présentés vous permettra de recevoir vos commandes dans les meilleurs délais et conditions possibles.
