Sandra Martin
Alors que pendant des décennies, les entreprises utilisaient un système de planification des besoins en matériaux ou MRP pour l’ordonnancement de la production, désormais, les systèmes ERP sont essentiels à la gestion de milliers d’entreprises.
Les systèmes ERP sont des plateformes complètes et intégrées qui permettent de gérer une entreprise plus aisément. Voici comment la mise en place de ces modules informatiques peut soutenir le management de tous les pans d’une chaîne d’approvisionnement.
ERP : définition
L’ERP ou Enterprise Resource Planning est un progiciel de gestion intégré ou PGI en français. Cela désigne un type de logiciel que les sociétés utilisent généralement pour gérer l’ensemble de leurs activités au quotidien. Cela peut être la comptabilité au sein d’un groupe ou leurs achats. Il est également possible qu’il s’agisse de gérer des projets entiers.
Et ces systèmes permettent également de gérer des risques de manière optimale dans une Supply chain. Dans la plupart des cas, les entreprises s’en servent afin d’améliorer leurs performances. Ces programmes informatiques aident à planifier et à budgétiser des actions. Et c’est à travers l’étude d’un tableau de bord, il est plus facile de se rendre compte de leur impact, car les résultats financiers d’une organisation y sont présentés.
Les systèmes ERP lient les différents processus d’une entreprise entre eux. Il s’agit donc d’un flux d’informations qui collecte les données partagées d’une organisation. Celles-ci peuvent alors venir de sources multiples et être regroupées grâce aux ERP. Ils éliminent les doublons de données et assurent l’intégrité des recueillies.
Caractéristiques des systèmes ERP
Concrètement, des systèmes ERP sont conçus autour d’un schéma virtuel unique. Et des données tournent autour de celui-ci. Ainsi, les informations utilisées dans toute l’entreprise sont basées sur des expériences utilisateur communes. Ce qui uniformise plus aisément l’ensemble des tâches de travail effectuées dans une structure.
Correctement déployé, un système ERP nomme par exemple chaque élément qui est inscrit dedans par un nom. Puis, il est capable de lister toutes les caractéristiques de ce produit. Sa taille, son poids, les matériaux avec lesquels il a été fabriqué, le numéro du fournisseur qui l’a vendu sont connus. Et un numéro de série lui est attribué afin de le retrouver facilement lors d’un inventaire.
Les fonctions d’un système ERP
Une fois listées, il est plus facile d’exécuter des tâches ou de lire des documents en sachant précisément de quoi il s’agit. L’une des principales fonctions d’un système ERP est de simplifier la lecture de certaines données afin qu’elles soient compréhensibles pour tous.
Ordinairement, un système ERP est utile dans le cadre de la gestion financière d’une société. Et, il peut aussi assurer la transparence de l’ensemble de ses transactions commerciales. Le personnel habilité à avoir accès à ces informations peut alors suivre toutes les actions entreprises par un réseau d’approvisionnement. Depuis les commandes de matériaux passées auprès des fournisseurs jusqu’à la livraison du dernier kilomètre, toutes les opérations sont retracées.
Mais les ERP sont surtout des outils d’analyse qui facilitent la collecte, l’organisation et la distribution appropriée des informations au sein d’une entité. Chaque maillon d’une entreprise peut donc disposer des données dont il ou elle a besoin. De cette manière, chaque employé peut remplir son rôle et ses responsabilités au mieux.
Les avantages de l’utilisation d’ERP en société
Grâce à un référentiel de données sécurisé et virtuellement centralisé, tous les membres d’une supply chain peuvent être sûrs que les informations inhérentes à une entreprise sont correctes, à jour et complètes. Mais ce n’est pas le seul avantage que l’utilisation d’un ERP présente.
La gestion de la planification
Il est important de déterminer quelles ressources sont nécessaires à une supply chain pour fonctionner et être rentable. Et cela, doit se faire avant de débuter des achats de matières premières et de gérer les actions de la chaîne logistique. L’assistance qu’apporte un système ERP est donc indispensable. Usuellement doté d’un SCM, il peut créer des prévisions automatiques de l’offre et de la demande en se basant sur des données historiques de l’entreprise.
La gestion des finances
Puis, l’appui d’un système ERP permet aux organismes industriels de gérer les entrées et les sorties d’argent. Ils peuvent ainsi connaître leurs limites de crédit et tenir leurs finances à jour. Il est en effet crucial que les comptes d’une entreprise soient équilibrés. Sans quoi, il lui serait impossible de négocier auprès de fournisseurs. Afin de veiller à ce qu’aucun problème financier ne vienne perturber un cycle, la plupart des systèmes ERP sont établis en avance.
La gestion de la production
En connaissant les quantités à produire, la chaîne de production peut alors être lancée. Et, étant donné que la gestion des opérations financières et celle de la production de biens réels sont liées. Les systèmes ERP peuvent aussi permettre de coordonner le déroulement des lignes de fabrication. En établissant un calendrier de production comprenant les tâches à exécuter et les éléments à manipuler. Il est plus facile d’accomplir le travail demandé rapidement.
La gestion de l’approvisionnement en matériaux
Il est également plus facile de s’approvisionner grâce à l’usage d’un ERP. Il permet d’identifier plus aisément des fournisseurs et des distributeurs référencés en quelques clics. Sans compter le fait que ce type de système est programmable. Il est donc aisé d’organiser les besoins en matériaux (MRP) nécessaires à l’entreprise. Et en synchronisant la demande et la production, cet outil permet de ne pas perdre de temps.
La gestion des livraisons
Puis, un système ERP peut également être doté d’options de Distribution Requirements Planning ou DRP. Ce qui en fait un outil idéal permettant de préparer l’ordre des distributions et de respecter les délais de livraison. En plus de pouvoir compter sur Transport Management System qui cadre les itinéraires des transporteurs. Un ERP permet de suivre les expéditions en donnant les détails de chaque chargement. Ce qui est rassurant pour les responsables des entreprises.
L’impact de l’ERP dans le monde des affaires
L’ERP assure l’intégrité des données pour chaque tâche effectuée dans l’entreprise. Par conséquent, les états financiers ou les rapports peuvent être faits sans avoir recours à des feuilles de calcul manuelles. Dans le monde des affaires, le numérique change quasiment la dimension des projets accomplis de bien des façons.
L’ensemble du personnel est au fait de ce qui se passe en temps réel dans l’entreprise. Et grâce à un système ERP les relations entre collaborateurs sont plus fluides. La rationalisation des différents processus opérationnels permet de réaliser une réduction drastique de certains coûts.
La digitalisation d’un système permet de réaliser une expérience utilisateur partagée. Divers aspects du back office et du front office sont plus cohérents. Ce qui est idéal afin d’exercer les activités commerciales auxquelles la société s’adonne. Puis, le fait de pouvoir compter sur les services d’une plateforme unique améliore l’efficacité générale d’une supply chain.
Toute entreprise peut également effectuer plus de projets, étant donné qu’une analyse des risques est fournie rapidement grâce à l’intégrité des données étudiées en amont. Et la régularité des contrôles des états financiers permet d’exploiter tous les atouts qu’elle possède. Et cela, afin de réaliser des transactions en toute sécurité à des taux avantageux.
Le cloud et les systèmes ERP
Vu le développement rapide des nouvelles formes de technologie, les systèmes ERP sont désormais disponibles sur le cloud. Ce réseau est accessible dans le monde entier. Ce qui fait que tous les utilisateurs de ce programme n’ont plus à être limités à son utilisation sur site. Cela facilite grandement la gestion de la relation client (CRM).
Les applications ERP qui sont sur le cloud sont souvent déjà programmées afin de répondre aux besoins des sociétés. Il est alors aisé de les combiner à des technologies de nouvelle génération comme l’internet des objets (IoT), la blockchain ou l’IA. De cette manière, ils peuvent devenir d’excellents assistants numériques. En plus des fonctions traditionnelles qu’un système ERP possède à la base, de nouvelles options peuvent y être ajoutées.
Les logiciels ERP en tant que SaaS
Par la suite, les systèmes ERP en ligne ont évolué grâce aux applications SaaS ou Software as a Service qui se trouvent aussi sur le cloud. Ils permettent à présent aux différents membres d’une entreprise de travailler à distance. C’est là tout l’intérêt des plateformes mobiles et de la décentralisation de la main d’œuvre. Cette flexibilité est devenue un grand atout dont les responsables des supply chains se servent.
Le déroulement des opérations logistiques effectuées sur un territoire ou à l’étranger bénéficient d’une meilleure dynamique industrielle. Voilà pourquoi, l’usage des solutions ERP actuelles est beaucoup plus apprécié. Les acteurs économiques jouissent d’une plus grande liberté d’action. Ce qui leur permet de répondre plus aisément aux exigences de l’Industrie.
Fonctionnement des ERP sur le cloud
Lorsqu’un ERP est accessible via le cloud, il fonctionne sur un réseau de serveurs connecté en ligne au lieu d’être aménagé dans une salle des serveurs physique. La plateforme fournissant ces services sur le cloud gère, corrige et met à jour le logiciel plusieurs fois par an. Ce qui est moins coûteux pour les entreprises. Ainsi, elles profitent d’une mise à niveau de leurs systèmes en permanence.
Cela leur évite d’ailleurs d’avoir à acheter des logiciels et du matériel. Et il n’est pas nécessaire d’engager des techniciens en informatique supplémentaires. Les ressources financières d’une entreprise peuvent alors être redirigées dans d’autres domaines. Ce qui donne l’occasion aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
