Sandra Martin
Une fois que des marchandises ont passé le cap de la chaîne de production et doivent être stockées, elles doivent passer par un inventaire. Il s’agit d’une petite étape dans le long processus logistique d’une supply chain. Mais elle n’est pas si anodine que cela.
Les stocks d’une entreprise ne doivent pas tout simplement être comptés et identifiés afin de pouvoir être gérés. En effet, faire un inventaire est plus complexe que cela. Cela requiert un certain savoir-faire et des conditions sont à respecter afin de ne pas commettre d’erreur dans l’enregistrement des données. Voici de quoi il retourne.
Inventaire : définition
Un inventaire est une opération qui consiste à valoriser des stocks en les comptant et en les enregistrant dans une base de données. Tout inventaire permet ainsi de déterminer le patrimoine de chaque entreprise.
C’est pourquoi, toute personne physique ou morale effectuant toute forme de transaction, doit tenir un livre d’inventaire. Ce document permettra par la suite d’établir un bilan des actifs détenus par l’entité ayant effectué cette démarche.
Les raisons pour lesquelles il faut faire un inventaire
Il est nécessaire de faire un inventaire afin de vérifier la justesse des données enregistrées lors de l’entrée et de la sortie des marchandises dans les entrepôts. Cela montre également qu’une entreprise est le premier propriétaire de ces stocks avant leur vente.
Puis, cette étape certifie que le contrôle de l’état des marchandises a bel et bien été effectué. Si des anomalies sont constatées au cours d’un ou de plusieurs inventaires, il est alors possible de les rectifier rapidement.
Le repérage de ces erreurs permet au final d’éviter de lourdes pertes financières, car cela peut être préjudiciable de livrer des produits défectueux aux clients. Un inventaire peut donc être un KPI ou indicateur permettant d’évaluer la performance économique d’une supply chain. L’exactitude des données fournies par des inventaires sont en effet une preuve de productivité.
Comment réaliser un inventaire?
Faire un inventaire peut s’avérer laborieux et long. C’est pourquoi, l’automatisation de cette tâche est désormais la solution qui permet de faciliter le travail des agents logistiques en entrepôt. De plus, cela permet aussi de gagner un temps précieux afin de pouvoir exécuter des tâches stratégiques.
Les étapes requises pour la réalisation d’un inventaire automatique
L’utilisation d’appareils mobiles et de robots logistiques est la première marge menant à une semi automatisation des procédés de la chaîne logistique. Là, l’homme et la machine travaillent donc de concert afin de pouvoir réaliser des inventaires en un temps record en accomplissant les étapes suivantes :
- Sélectionner un ou plusieurs outils électroniques permettant de scanner directement les données inscrites sur les cartons contenant les produits.
- Programmer des robots afin qu’ils accomplissent ces tâches à des moments ou des périodes précises (heures, jours) afin que les données recueillies soient visibles en temps réel via le WMS de l’entrepôt.
- Former des techniciens logistiques à ces nouveaux usages afin qu’ils puissent se charger de la maintenance des machines en cas de panne ou de l’apparition d’anomalies.
- Avoir une cartographie des lieux de stockage à jour afin de pouvoir modifier rapidement le trajet que les robots logistiques doivent faire quotidiennement.
- Réaliser un inventaire automatique n’est pas encore à la portée de toutes les entreprises. Toutefois, le progrès est en marche. Et, ce procédé est de plus en plus adopté par les supply chains, malgré le temps et l’investissement financier que cela demande.
Les avantages de l’inventaire automatique
Le fait d’automatiser un inventaire apporte est bénéfique pour l’ensemble d’une supply chain. Cette étape peut en effet paraître anodine, mais voici une liste des avantages que procure le fait de ne plus effectuer un inventaire manuellement :
Une nette amélioration de la sécurité au travail
Alors qu’il fallait jusqu’à présent monter sur des nacelles pour accéder aux produits, le fait que des robots puissent effectuer cette tâche est rassurant d’un point de vue sécurité. Les risques de chutes, de blessures ou de collision avec d’autres engins sont ainsi éviter.
Un gain de temps dans l’exécution des opérations logistiques
L’inventaire d’une allée peut être exécuté d’une traite sans que les robots n’aient à y faire un second passage, sauf à une nouvelle date. Ce qui engendre moins de déplacements dans un hangar et une diminution des ressources humaines pour s’occuper de ce travail. Il peut même être effectué de jour comme de nuit ou durant les week-ends, les machines ne fatiguent pas.
Une meilleure fiabilité des données
Comparé aux humains, les machines font moins d’erreur en ce qui concerne le comptage numérique de produits bien disposés. Si les marchandises stockées en entrepôt sont facilement repérables, un inventaire peut donc être réalisé très rapidement.
Les outils aptes à réaliser cette tâche
Les logiciels de gestion de stock sont les outils pouvant réaliser un inventaire à la perfection. A la suite de cela, les données récoltées peuvent être facilement analysées et servir en tout temps. Il est donc nécessaire que les chaînes d’approvisionnement mettent ces systèmes en place au plus vite afin d’avoir un avantage concurrentiel sur les autres sociétés.
Et, si plus tard l’entreprise doit être revendue, son inventaire physique peut participer à sa valorisation globale. Sinon, la plupart des inventaires sont encore réalisés manuellement, l’encre et le papier sont donc encore des outils grandement employés pour procéder à cette tâche. Parce que toutes entreprises ne disposent pas des fonds, mais surtout de la technicité suffisante afin d’employer des logiciels de gestion.
La main d’œuvre humaine reste donc irremplaçable. Cependant, il est de rigueur de former les personnes chargées de faire l’inventaire des marchandises en entrepôt. C’est afin que le rythme de travail puisse concurrencer celui des entreprises technologiquement avancées. Sans quoi, des erreurs commises par ces agents intérimaires risquent de handicaper la supply chain.
Les principaux types d'inventaire
Un inventaire n’est donc pas une opération qu’on effectue à la légère. Il existe d’ailleurs différentes manières de cataloguer les marchandises d’une entreprise, qu’il est bon de distinguer.
Selon l'exercice comptable
L’inventaire initial qui est effectué au commencement de la période comptable. Celui-ci a donc lieu, avant l’acquisition de stocks supplémentaires ou la réalisation de toute vente.
L’inventaire final est ensuite exécuté à la fermeture de l’exercice fiscale. Il a souvent lieu en fin d’année. A ce moment, il est alors plus simple de comptabiliser les bénéfices obtenus après l’accomplissement de toutes les opérations commerciales. Tout inventaire final d’un exercice comptable amène à l’établissement de l’inventaire initial de l’exercice suivant.
Selon la périodicité
L’inventaire annuel qui est réalisé une seule fois par an. C'est afin de vérifier les résultats de l’exercice comptable sur cette période. C’est une mission qui peut durer plusieurs jours et mobiliser d’importantes ressources humaines et matérielles, forçant la supply chain à tourner au ralenti.
L’inventaire périodique est quant à lui accompli de nombreuses fois en l’espace de 12 mois. Et, comme son nom l’indique, ils sont effectués à des moments prédéterminés. Lors des opérations, toutes les références stockées sont comptées.
L’inventaire tournant ou inventaire cyclique décompte une partie des stocks catégorie par catégorie. Des comptages réguliers sont faits dans l’année, concernant certains produits référencés. Il priorise donc ces marchandises en fonction de leur taux de rotation, de leur valeur ou de leur date de péremption. Et, la mise en place de ce type d’inventaire nécessite la mobilisation de moins de ressources financières.
L’inventaire permanent ou inventaire perpétuel fonctionne grâce à un WMS. Il permet d’enregistrer chaque entrée et chaque sortie de marchandises en temps réel. Ce qui révèle le stock disponible en entrepôt. Cet inventaire favorise la logistique 4.0 avec une gestion numérique de l’information. Ce qui le rend assez compliqué à mettre en place.
Selon le type de produit
L’inventaire des stocks de matières premières qui regroupe le stock de denrées à transformer lors au niveau de la chaîne de fabrication et de production du produit final.
L’inventaire des fournitures industrielles qui prend en compte le matériel utilisé dans le processus de production. Toutefois, c’est un inventaire assez difficile à effectuer, car les quantités à compter peuvent être disparates (écrous, peinture, etc.).
Le recensement des produits en cours de fabrication mêle les produits semi-finis dans son décompte.
La revue des marchandises terminées est un listing des produits dûment fabriqués. Ils sont par la suite directement disponibles à la vente.
Le dénombrement des stocks de marchandises est quant à lui formé des marchandises récemment produites et/ou acquises. Elles seront ensuite vendues, sans être modifiées.
Selon la fonction qui leur est assignée
Le stock en transit qui chiffre les marchandises transportées vers les entrepôts ou payées auprès des fournisseurs. Ce stock peut parfois dépasser celui qui est déjà présent en entrepôt. Mais, cela ne se produit que lorsque le flux de marchandises doit parcourir de longues distances, ou qu’il tient compte de plusieurs niveaux de distribution.
Le stock de sécurité ou de réserve qui enregistre toutes les marchandises d’une supply chain, y compris les matières premières que l’entreprise détient pour faire face à d’éventuels problèmes.
Le lot saisonnier ou prévisionnel regroupe les produits entreposés qui répondront à des demandes futures lors de périodes précises.
Le stock de découplage qui permet de différencier l’inventaire requis pour deux processus de fabrication ayant des taux de production distincts. De cette manière, ces processus fonctionnent séparément et produisent des quantités de marchandises hétérogènes.
