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Les déplacements professionnels peuvent être particulièrement importants pour le développement et le bon fonctionnement des entreprises. Toutefois, d’un point de vue organisationnel, la gestion de ces déplacements peut être un casse-tête. Découvrez 5 conseils qui vous aideront à améliorer l’organisation, la sécurité et la qualité des déplacements professionnels de vos équipes.
1. Tout planifier en avance
Cela peut sembler évident, mais ce n’est pas toujours le cas ! Tous les détails du déplacement professionnel devront être réglés avant le départ de l’employé. En planifiant les déplacements à l’avance, vous pourrez également profiter des meilleurs tarifs disponibles pour les réservations, tout en vous assurant que les employés possèdent les documents nécessaires pour le voyage, comme un passeport en règle ou un Visa.
2. Contrôlez les dépenses de manière simplifiée
Pour assurer une gestion efficace des dépenses et des budgets, nous vous conseillons l’utilisation d’outils de gestion des dépenses, qui simplifient le processus de suivi et de vérification des frais engagés pour chaque déplacement. Il peut s’agir de logiciels spécialisés, de cartes de crédit d’entreprise disposant de fonctionnalités de suivi, ou encore de l’établissement de politiques claires sur les frais remboursés et la manière dont les justificatifs devront être présentés.
3. Assurez la sécurité des déplacements
Il est essentiel de veiller à la sécurité des professionnels tout au long de leurs déplacements. Cela commence dès la réservation du séjour, que vous devrez effectuer de manière sécurisée. Pour profiter des meilleurs prix tout en bénéficiant d’un maximum de confidentialité, vous pourrez utiliser un VPN pour acheter un billet d’avion, ainsi que pour réserver l’hôtel où logera votre employé.
La sécurité des déplacements passe aussi par le choix d’assurances qui couvriront l’ensemble des risques associés au voyage, adaptées à la destination et à la durée du séjour. Vous devrez également rappeler les principales consignes de sécurité aux professionnels en déplacement, notamment en ce qui concerne les règles de cybersécurité à respecter, dont le fait de ne pas utiliser les réseaux Wi-Fi publics sans VPN.
4. Utilisez la technologie pour faciliter les déplacements
Il existe de nombreuses applications pour vous aider dans la gestion des déplacements. Faites le choix d’un logiciel de gestion des réservations, adoptez des applications de voyage et de suivi des vols qui simplifieront vos démarches.
5. Simplifiez les échanges
Vous devrez être en mesure de répondre au plus vite aux besoins des professionnels en déplacement, quelles que soient leurs questions. Bien que votre préparation minutieuse du séjour permette d’éviter un grand nombre d’imprévus et d'interrogations, les employés doivent toujours être en mesure de vous joindre ou de contacter une personne de votre équipe en cas de besoin. Là encore, la technologie peut grandement vous aider. Vous pourrez par exemple programmer des échanges dans une conversation WhatsApp prévue à cet effet, qui regroupe les différentes personnes impliquées dans ce projet, pour qu’il y ait toujours quelqu’un de disponible et de réactif.
